Suorittajan käsikirja, osa 1

Kulttuurimme on suorituskeskeinen. Tätä pidetään usein pahana asiana, mutta päin vastoin suorituskeskeisyys on mielestäni länsimaisen kulttuurimme arvokas voimavara. Ilman suorituskeskeisyyttä keskimääräinen elintasomme olisi jäänyt täysin toiselle tasolle. Suorituskeskeisyyden kanssa on kuitenkin opittava elämään oikein.

Monet ovat sanoneet minua suorituskeskeiseksi ihmiseksi ja joka kerta olen erittäin otettu tästä kunniamaininnasta. Suorituskeskeinen ihminen tarkoittaa minulle henkilöä, joka ottaa vastaan haasteita, asettaa itselleen tavoitteita, työskentelee systemaattisesti tavoitteidensa eteen ja näin myös saavuttaa tavoitteensa. Suorituskeskeisyys on siis mielestäni varsin positiivinen asia. Ongelmana on, että monet suorituskeskeiset henkilöt leimataan nopeasti ylisuorittajiksi. Tämä on ymmärrettävää, sillä ero suorituskeskeisen henkilön ja ylisuorittajan välillä on pieni. Suorituskeskeisestä henkilöstä tulee ylisuorittaja, kun hän kamppailee jaksamisensa ja osaamisensa äärirajoilla ja palaa ennen pitkää loppuun.

Käytän omassa elämässäni useita työkaluja ja menetelmiä, jotka lisäävät tuottavuuttani. Niiden ansiosta pystyn olemaan monessa mukana ja saamaan asioita todella aikaan. Mitä enemmän taas saan asioita aikaan, sitä todennäköisemmin jostain kasvaa se menestystarina. Menetelmissä ei ole kyse mistään rakettitieteestä, eli kuka tahansa pystyy soveltamaan niitä helposti melkeinpä missä tahansa yhteydessä, olipa kyseessä työ, henkilökohtainen elämä tai jotain siltä väliltä. Tässä blogisarjassa esittelen työkaluja ja menetelmiä, joiden avulla hallitsen omaa elämääni. Samat asiat eivät välttämättä toimi kaikilla, mutta uskon, että jokainen voi löytää menetelmistäni jotain myös omaan käyttöön.

Osa 1: ToDo-listat

Aloitan blogisarjan ehkäpä yksinkertaisimmasta työkalustani, eli ToDo-listoista. Yksinkertaisuudestaan huolimatta ToDo-lista on tärkein työkaluni, jota ilman en luultavasti tulisi toimeen tai vähintäänkin moni tärkeä asia jäisi tekemättä. Jos konsepti on jollekin uusi, niin ToDo-listalla tarkoitetaan yksinkertaista muistilistaa tehtävistä, jotka täytyy tehdä.

Omana ToDo-listanani toimii pieni muistikirja, joka kulkee mukanani joka paikkaan. Jokaiselle päivälle on aina oma sivunsa, minkä ansiosta pystyn organisoimaan tehtävät eri päiville. Jaottelen tehtävät lisäksi kahteen eri luokkaan: kiireellisiin ja kiireettömiin. Kiireelliset tehtävät täytyy suorittaa kyseisen päivän aikana ja kiireettömät tehtävät voi siirtää myös tulevaisuuteen (kiireettömiin on siis hyvä laittaa esimerkiksi asioita, joita on luvannut hoitavansa ”kun on aikaa”).

Yksi ToDo-listan tärkeimmistä tavoitteista on varmistaa, että tehtävät tulee hoidettua. Se lisää tuottavuutta ainakin kolmesta syystä. Ensinnäkin ToDo-listaa käyttämällä pystyn ainakin itse keskittymään paremmin yhteen tehtävään kerrallaan, jolloin se tulee suoritettua tehokkaammin. Toisekseen tällöin ei tarvitse käyttää aikaa miettimällä, mitä asioita olikaan vielä tekemättä. Kolmanneksi tehtävien priorisoinnin ansiosta tulee aina tehtyä tärkeimmät asiat ensimmäisenä, mikä erityisesti pitkällä ajanjaksolla on merkittävä menestymiseen vaikuttava osatekijä.

Yksi ToDo-listan monista eduista on myös se, että se varmistaa, että lupaukset tulee pidettyä. Mikään ei ole turhauttavampaa kuin muistuttaa toisia lupaamistaan asioista useita kertoja. Itse haluan olla henkilö, joka tekee mitä on tullut luvattua ilman, että asiasta tarvitsee enää erikseen muistuttaa. Kun luvatut asiat on laitettu suoraan ToDo-listaan, ei niitä ainakaan unohda. Näinkin yksinkertaisella tavalla voit siis nostaa ”luotettavuusarvoasi” muiden silmissä. Se on mielestäni erittäin tärkeää, olipa kyseessä sitten ystävät tai työkaverit.

Ihminen on psykologisten tutkimusten mukaan usein tehokkaimmillaan ja onnellisimmillaan, kun saa välitöntä palautetta työstään. Parhaimpia tehtäviä ovat tässä valossa perinteiset ruumiilliset työt, kuten halkojen pilkkominen. Silloin palaute on välitöntä ja konkreettista, kun halkopino kasvaa työn edetessä. Nykymaailmassa tehtävät ovat kuitenkin luonteeltaan usein sellaisia, ettei niiden suoritus näy heti konkreettisesti mitenkään, eikä niistä myöskään saa välitöntä palautetta. Jos tehtävänä on esimerkiksi ”Selvittää asia X ja ilmoittaa siitä henkilölle Y”, ei tehtävän suorittamisesta saa yleensä mitään välitöntä palautetta. Olo ei siis ole erityisen tehokas ja onnellinen, jos on suorittanut tällaisia tehtäviä koko päivän.

ToDo-lista tuo ratkaisun tähänkin ongelmaan. Kun olet suorittanut tehtävän, eli esimerkiksi ”selvittänyt asian X”, voit yliviivata sen ToDo-listasta. Palaute on ehkä hieman keinotekoinen, mutta parempi kuin ei mitään. Ainakin kun itse katson päivän päätteeksi ToDo-listaa, jossa on pelkkiä yliviivattuja rivejä, on olo yleensä erittäin hyvä! Tällöin tuntuu, että on todella saanut aikaan jotain, vaikka konkreettisesti työn tuloksia ei pääsekään ehkä heti ihailemaan. ToDo-lista muuttaa siis tietotyön ihmisen luonnolle sopivaksi, koska luonnostaan ihminen haluaa nähdä konkreettisia tuloksia.

Erilaisia ToDo-listoja on saatavilla paljon myös kännyköihin ja muihin kannettaviin laitteisiin. Itse suosin kuitenkin edelleen perinteistä paperia juuri sen takia, että se tekee työskentelystä edes vähän konkreettisempaa. Muistikirjaan tallentuu lisäksi hyvä arkisto siitä, mitä ylipäänsä on tullut tehtyä. Suosittelen siis kokeilemaan!

Seuraavassa blogisarjan osassa käsittelen sitä, miten itse tasapainoitan työ- ja vapaa-ajan sekä vältyn ylikuormittamasta itseäni.

Kommentit